Hilfe von A-Z
- Das Serviceportal für Nutzerinnen und Nutzer
- Registrieren als Privatperson
- Wie unterscheiden sich die Servicekonten?
- Wie läuft die Registrierung ab?
- Servicekonto
- Servicekonto Plus
- Übersicht Ihrer Eingaben
- Einwilligung zur Datenverarbeitung
- Bestätigung Ihrer Angaben
- Wie geht es weiter?
- Wie kann ich mich mit einem anderen Servicekonto registrieren?
- Wie kann ich mein bestehendes Servicekonto zum Servicekonto Plus upgraden?
- Wie kann ich den elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel im Serviceportal nutzen?
- Allgemeines zum elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel
- Wie kann ich mich mit dem elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel für das Serviceportal registrieren und mein Benutzerprofil bearbeiten?
- Daten mit dem elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel ändern/löschen
- Erweiterung des Servicekonto zum Servicekonto Plus mit dem elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel
- Wie kann ich die Funktion „Anmelden mit Online-Ausweisfunktion“ einrichten?
- Wie kann ich mich mit der Online-Ausweisfunktion im Serviceportal anmelden?
- Wie kann ich mich im Serviceportal anmelden und abmelden?
- Anmeldung mit Benutzername und Passwort
- Anmeldung mit der Online-Ausweisfunktion
- Abmeldung
- Timeout der Sitzung
- Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
- Wie kann ich mein Benutzerprofil bearbeiten?
- Benutzerprofil bearbeiten
- Was sind Sperrfelder im Benutzerprofil?
- E-Mail-Adresse ändern
- Benutzerkonto löschen
- Welche Funktionen bietet das Postfach?
- Was ist der Unterschied zwischen Nachrichten und Vorgängen?
- Vorgänge filtern und sortieren
- Wie kann ich einen Vorgang aufrufen, speichern, drucken oder löschen?
- Vorgang als PDF speichern
- Auf einen Vorgang antworten
- Vorgang löschen
- Vorgang wiederherstellen
- Wie lange werden Vorgänge in meinem Postfach gespeichert?
- Wie benutze ich die Suchfunktion, um Online-Dienste zu finden?
- Wie kann ich die Online-Dienste nutzen?
- Das Serviceportal für Organisationen
- Registrierung für Organisationen
- Welche Organisationsdaten sind erforderlich?
- Wie richte ich den Zugang für den/die Administrator/in ein?
- Wie wähle ich die gewünschten Online-Dienste aus?
- Wie schließe ich die Registrierung ab?
- Wie richte ich weitere Benutzerinnen und Benutzer ein?
- Wie viele Administrator/innen kann meine Organisation haben?
- Einwilligung zur Datenverarbeitung
- Bestätigung Ihrer Angaben
- Wie geht es weiter?
- Wie kann ich die Online-Dienste nutzen?
- Wie kann ich mich im Serviceportal anmelden und abmelden?
- Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
- Was ist ein/e Administrator/in und welche Funktionen kann er/sie nutzen?
- Administrator/innen und Benutzer/innen ändern oder löschen
- Wie kann der Administrator/die Administratorin die Zugangsdaten eines/r Benutzer/in ändern (E-Mail-Adresse)?
- Wie können Organisationen die Online-Dienste nutzen?
- Über die Benutzerverwaltung
- Wie können weitere Online-Dienste hinzugefügt werden?
- Wie können nicht mehr benötigte Online-Dienste gelöscht werden?
- Ist die Nutzung der Online-Dienste mit Kosten verbunden?
- Wie können die gewünschten Leistungen bezahlt werden?
- Wie kann ich die Organisation löschen?
- Was sind Berechtigungsgruppen und wie nutze ich diese?
- Wie kann ich eine Gruppe erstellen?
- Wo sehe ich, welche Gruppen bereits existieren?
- Wie kann ich eine Gruppe ändern?
- Wie kann ich Benutzer/innen zu einer Gruppe hinzufügen?
- Wie kann ich Online-Dienste zu einer Gruppe hinzufügen?
- Wie kann ich eine Gruppe löschen?
- Was ist ein Funktionspostfach?
- Wie kann ich ein Funktionspostfach nutzen?
- Wie kann ich ein neues Funktionspostfach einrichten?
- Funktionspostfächer für Unternehmen zur Nutzung von Online-Diensten
- Funktionspostfächer für Unternehmen und Behörden zur Nutzung ohne Online Dienst
- Wie kann ich die Einstellungen von Funktionspostfächern und Gruppen ändern bzw. löschen?
- Wohin muss ich als Berechtigte/r eines Funktionspostfaches navigieren, um das Funktionspostfach einzusehen?
- Allgemeines zu ELSTER-ID
- Allgemeine Hilfethemen
Registrieren bedeutet, dass Sie Ihr persönliches Benutzerkonto anlegen. Sie haben die Wahl zwischen 3 Varianten, dem Servicekonto, dem Servicekonto Plus und die Registrierung mit einem anderen Servicekonto.
Das Servicekonto ist die einfachste und schnellste Lösung. Sie müssen nur 3 Daten angeben:
- Ihren Namen
- Ihre E-Mail-Adresse und
- Ihr selbstgewähltes Passwort
Das „normale“ Servicekonto reicht für die meisten Verwaltungsdienste aus (Vertrauensniveau niedrig).
Bei einigen Online-Diensten ist es aus Sicherheitsgründen erforderlich, dass wir Sie rechtssicher identifizieren können. Für diese Angebote auf höherem Vertrauensniveau gibt es das Servicekonto Plus.
Das Servicekonto Plus umfasst alle Funktionen des „normalen“ Servicekontos und bietet zusätzlich die Möglichkeit, sensible Daten auszutauschen. Zur Registrierung für das Servicekonto Plus nutzen Sie bitte die eID-Funktion Ihres elektronischen Personalausweises oder Aufenthaltstitels. Das funktioniert in der Regel über ein Kartenlesegerät oder Ihr Smartphone.
Egal, welches Konto-Variante Sie wählen: Sowohl das Servicekonto als auch das Servicekonto Plus sind kostenfrei. Verwaltungsgebühren fallen nur bei bestimmten Verwaltungsleistungen an – so, wie beim klassischen Behördenbesuch auch.
Um sich zu registrieren, müssen Sie lediglich Ihren Namen, eine gültige E-Mail-Adresse und ein selbstgewähltes Passwort angeben.
- Ihre E-Mail-Adresse:
- Ihre E-Mail-Adresse ist zugleich Ihr Benutzername, mit dem Sie sich beim Serviceportal anmelden können.
- die Sonderzeichen "<" und ">" sind in der E-Mailadresse nicht erlaubt.
- Ihr Passwort:
- Ihr selbstgewähltes Passwort muss
- aus mindestens 8 Zeichen bestehen
- darf höchstens 40 Zeichen lang sein
- darf keine Leerzeichen enthalten
- die Sonderzeichen "<" und ">" sind nicht zulässig
- Ihr selbstgewähltes Passwort muss
Ausführlichere Informationen zu den Passwort-Richtlinien erhalten Sie in den allgemeinen Hilfethemen unter Passwortrichtlinie.
Wenn Sie sofort mit dem Servicekonto Plus starten möchten, benötigen wir zusätzlich noch Ihre Anschrift und Ihr Geburtsdatum. Aus Sicherheitsgründen müssten Sie diese Daten bitte über den elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel übertragen. Dazu benötigen Sie ein Kartenlesegerät oder Smartphone mit Ausweis App2.
Sie können Ihr Servicekonto auch zu einem späteren Zeitpunkt zum Servicekonto Plus über das Auslesen der eID-Funktion erweitern.
Wählen Sie bei der Registrierung die Option ‚Mit anderem Servicekonto anmelden‘. Wählen Sie anschließend in dem Drop-Down das entsprechende Bundesland aus, in dem Sie bereits ein Servicekonto besitzen. Sie werden in dieses Bundesland weitergeleitet und müssen dort zunächst der Übertragung Ihrer Daten und den Datenschutzbestimmungen zustimmen. Anschließend erscheint die Anmeldemaske des anderen Bundeslandes. Nach Eingabe Ihrer Anmeldedaten werden Sie zurück zu ‚Gemeinsam Online‘ geleitet und auch hier gebeten, der Übernahme Ihrer Daten und den Datenschutzbestimmungen zuzustimmen. Schließlich sind Sie angemeldet und können nun Online-Dienste benutzen. Sie besitzen jetzt ein Konto und ein Postfach für ‚Gemeinsam Online‘.
Sie haben die Möglichkeiten, Ihr Servicekonto zum Servicekonto Plus zu erweitern indem Sie die erforderlichen Daten direkt über die eID-Funktion Ihres elektronischen Personalausweises oder Aufenthaltstitels übermitteln.
Im Einzelnen funktioniert das so:
Ein elektronisches Ausweisdokument übermitteln
- Halten Sie ihren elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel griffbereit
- Melden Sie sich im Serviceportal an
- Klicken Sie auf „Mein Profil“
- Klicken Sie Rechts auf „Upgrade starten“
- Klicken Sie auf „Mit Online-Ausweisfunktion
- Verbinden Sie Ihr Lesegerät mit Ihrem Computer
- Starten Sie die AusweisApp oder stecken Sie Ihren elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel in das Lesegerät
- Klicken Sie dann auf „Upgrade“
- Sie werden automatisch abgemeldet
Melden sie sich mit ihren bisherigen Zugangsdaten an ihrem neuen Servicekonto Plus an oder nutzen Sie die Anmeldung über eID mit ihrem Lesegerät oder der Ausweis App2 auf dem Smartphone.
Um den elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel im Serviceportal nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen nötig:
- Ein Lesegerät für Ihren PC, mit dem Sie den elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel auslesen können oder Ihr Smartphone mit Ausweis App2.
- Die Software "AusweisApp2". Sie können sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unter https://www.ausweisapp.bund.de kostenlos herunterladen. Dort erhalten Sie auch Informationen zum benötigten Kartenleser.
- Die auf dem elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel gespeicherte "eID" muss zur Nutzung freigeschaltet sein. Sie können dies bei Beantragung des elektronischen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitel oder zu einem späteren Zeitpunkt veranlassen. Die "eID" kann dann zur elektronischen Feststellung Ihrer Identität genutzt werden.
An verschiedenen Stellen im Serviceportal finden Sie Schaltflächen zur Datenerfassung mit dem elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel. Damit diese Funktionen erfolgreich ausgeführt werden können, müssen dazu einige wenige Vorbereitungen getroffen werden:
- Schließen Sie ein geeignetes Lesegerät an Ihren Computer an
- Starten Sie die AusweisApp2 auf Ihrem Computer
- Stecken Sie Ihren elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel in das Lesegerät
- Sie können nun die entsprechende Schaltfläche betätigen z.B. "Daten mit Ausweis synchronisieren".
Daraufhin wird die AusweisApp2 aufgerufen. Bestätigen Sie die Vorauswahl der zu übertragenden Daten
Es werden immer die mindestens notwendigen Daten zur Übertragung vorausgewählt (Pflichtfelder). Sie können aber zusätzliche Daten freiwillig auswählen, die dann automatisch von den Online-Diensten übernommen werden, um Ihnen das Ausfüllen der Formulare zu erleichtern. Diese Daten müssen Sie nicht erneut selbst eingeben.
Mit dem Datenfeld "Pseudonym" können Sie in der AusweisApp steuern, ob eine Anmeldung mit der Online-Ausweisfunktion möglich ist. Weitere Informationen hierzu finden sie unter dem Hilfepunkt Online-Ausweisfunktion. Nachdem Sie alle erforderlichen Eingaben in der AusweisApp2 getätigt und bestätigt haben, werden Sie automatisch zum Serviceportal zurückgeführt. Die vom Ausweis ausgelesenen Daten sind nun in den Eingabefeldern sichtbar.
Im Menü der Bürgerregistrierung für das Servicekonto Plus wählen Sie die Option „Servicekonto Plus“ aus.
Sie müssen vorerst Ihre E-Mail-Adresse angeben sowie ein Passwort vergeben. Im nächsten Schritt werden die gewünschten Daten automatisch aus dem Ausweis ausgelesen.
Wenn Sie während der Registrierung in der AusweisApp2 das Auswahlfeld "Pseudonym" aktivieren, können Sie sich zukünftig mit der Online-Ausweisfunktion anmelden. (Anmelden mit Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel) Wünschen Sie dies nicht, so müssen Sie dafür während der Registrierung das Auswahlfeld „Pseudonym“ deaktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Anmeldung mit der Online-Ausweisfunktion. Hilfepunkt
- Klicken Sie rechts oben auf der Startseite auf "Anmelden"
- Wählen Sie die Option „Mit Online-Ausweisfunktion“ aus
- Bestätigen Sie die angefragten Daten der AusweisApp2 (Das Pseudonym / Kartenkennung ist zur Übertragung vorausgewählt und kann für einen erfolgreichen Anmeldevorgang nicht abgewählt werden)
- Geben Sie Ihre Personalausweis-PIN ein
- Nach Abschluss aller Eingaben werden Sie von der AusweisApp2 am Serviceportal angemeldet
- Um ihr Servicekonto zu erweitern können sie so vorgehen:
- Halten Sie ihren elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel griffbereit
- Melden Sie sich im Serviceportal an
- Klicken Sie auf „Mein Profil“
- Klicken Sie Rechts auf „Upgrade starten“
- Klicken Sie auf „Mit Online-Ausweisfunktion
- Verbinden Sie Ihr Lesegerät mit Ihrem Computer
- Starten Sie die AusweisApp oder stecken Sie Ihren elektronischen Personalausweis bzw. Aufenthaltstitel in das Lesegerät
- Klicken Sie dann auf „Upgrade“
- Sie werden automatisch abgemeldet
- Melden sie sich mit ihren bisherigen Zugangsdaten an ihrem neuen Servicekonto Plus an.
- Titel
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Adressdaten
- Geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein.
- Wiederholen Sie Ihre neue E-Mail-Adresse.
- Klicken Sie auf „Bestätigung versenden“
- Sie erhalten eine Bestätigungsmail an Ihre neue E-Mail-Adresse
- Sie erhalten eine Informationsmail an Ihre alte E-Mail-Adresse
- Klicken Sie auf den Bestätigungslink in der Mail
- Sie werden auf die Seite des Servicekontos weitergeleitet
- Melden Sie sich mit ihrer alten E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an
- Ihre neue E-Mail-Adresse ist nun aktiviert
- Ab Ihrer nächsten Anmeldung müssen Sie sich mit der geänderten E-Mail-Adresse anmelden.
Für die Bezahlung kostenpflichtiger Dienste werden Sie zu unserem Vertragspartner für das Online-Bezahlverfahren weitergeleitet. Mit diesem wickeln Sie die Bezahlung ab. Das Serviceportal ist daran nicht beteiligt, es erhält lediglich die Information über eine erfolgreiche oder gescheiterte Zahlung. Verwendete Bankdaten werden nicht – auch nicht temporär – im Serviceportal verarbeitet oder gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass Sie den Zahlvorgang aus Sicherheitsgründen innerhalb von 20 Minuten abschließen müssen.
Die Aufgabe des/der Administrators/in ist es, Benutzer/innen einzurichten, zu verwalten und ihnen Berechtigungen für die ausgewählten Online-Dienste zuzuweisen. Die Online-Dienste können anschließend von den Benutzer/innen genutzt werden.
Damit ein/e Administrator/in auch Online-Dienste nutzen kann, muss im Bereich „Administration“ der Menüpunkt „Unternehmensdaten“ ausgewählt werden. Der/die Administrator/in kann optional zulassen, dass Administratoren/innen der Organisation auch Online-Dienste nutzen können. Dafür muss er/sie die Schaltfläche „Administratoren dürfen Online-Dienste nutzen“ aktivieren.
Bitte geben Sie im ersten Registrierungsschritt die Daten Ihrer Organisation ein.
Der Organisationsname darf
- zwischen 1 und 40 Zeichen lang sein
- Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen (Ausnahme " < >, {}" und "[]") enthalten
Wenn Sie ein Postfach eintragen, wird dieses als bevorzugte Postzustelladresse gespeichert! Das Postfach muss aus mindestens vier Ziffern bestehen und darf maximal 20 Ziffern umfassen.
Dies geschieht im zweiten Schritt der Registrierung Ihrer Organisation. Sie müssen dort ihre persönlichen Zugangsdaten eingeben. Leerzeichen sowie die Sonderzeichen "<" und ">" sind in E-Mail-Adresse und Passwort nicht erlaubt.
Ihre Zugangsdaten sind:
- Ihre E-Mail-Adresse
- Eine E-Mail-Adresse ist zwingend erforderlich, damit wir mit Ihnen kommunizieren können. Umlaute in der E-Mail-Adresse sind nicht erlaubt. Die E-Mail-Adresse ist zugleich der Benutzername, mit dem Sie sich im Serviceportal anmelden.
- Ein selbstgewähltes Passwort
- Muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen
- darf höchstens 40 Zeichen lang sein
- darf keine Leerzeichen enthalten
- die Sonderzeichen "<" und ">" sind nicht zulässig
Setzen Sie einfach bei den gewünschten Online-Diensten ein Häkchen. Durch erneutes Klicken können Sie ein gesetztes Häkchen wieder entfernen.
Die Nutzung eines oder mehrerer zusätzlicher Online-Dienste können Sie auch später beantragen.
Sie erhalten als Administrator/in an Ihre angegebene E-Mail-Adresse einen Aktivierungslink. Über diesen Link können Sie das Servicekonto Business aktiveren und sich direkt anmelden. Der Link ist nur 24 h gültig. Nach Ablauf der 24 h müssen Sie sich erneut registrieren.
Haben Sie Online-Dienste im Rahmen der Registrierung abonniert, können Sie diese entweder sofort nutzen (automatische Freischaltung) oder erst nach Freischaltung der Fachlichen Leitstelle.
Online-Dienste und eventuell zugehörige Rollen können Sie für freischaltungspflichtige Online-Dienste erst zuweisen, wenn Ihr Servicekonto Business für den entsprechenden Online-Dienst freigeschaltet ist. Sie erhalten eine E-Mail, sobald dies geschehen ist.
Bitte melden Sie sich mittels E-Mail-Adresse und Passwort beim Hamburg Serviceportal an. Nach der Anmeldung sind sie auf der Seite "Administration". Klicken Sie in der linken Kachel "Benutzer" auf " + Neuer Benutzer", um weitere Benutzer/innen anzulegen. Sie können auswählen, ob Sie eine/n weitere/n Administrator/in oder eine/n Mitarbeiter/in anlegen wollen. Dementsprechend aktivieren oder deaktivieren Sie die Schaltfläche „Als weiteren Administrator anlegen“. Sie geben die weiteren Benutzerdaten an. Bitte beachten Sie, dass ein/e weitere/r Administrator/in die Angabe einer Telefonnummer erfordert. Bestätigen Sie den Dialog mit „Speichern“.
Der/Die Benutzer/in erhält einen Aktivierungslink an die angegebene E-Mail-Adresse und muss das angelegte Servicekonto darüber aktivieren.
ACHTUNG: Der Aktivierungslink ist nur 14 Tage gültig. Nach Ablauf der 14 Tage wird der/die angelegte/r Benutzer/in wieder gelöscht und muss neu angelegt werden.
Der/Die Benutzer/in wird sofort aufgefordert ein Passwort zu vergeben.
Um die Daten der bereits angelegten Benutzer/innen zu bearbeiten, klicken Sie auf den jeweiligen Namen und "Bearbeiten". Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Daten überarbeiten können.
Hinweis: Wir empfehlen die sofortige Einrichtung einer/s weitere/n Administrators/in, um sicherzustellen, dass auch wenn der/die Administrator/in nicht verfügbar ist, ein Zugriff auf das Servicekonto Business möglich ist. Ist kein weitere/r Administrator/in registriert, kann der/die einmal eingerichtete Administrator/in nicht gelöscht werden. Es kann beliebig viele Administratoren/innen geben; der/die Administrator/in und weitere Administratoren/innen haben die gleichen Rechte.
Mit ihrem Servicekonto können Sie sofort die Online-Dienste nutzen, die kein Servicekonto Plus erfordern.
Haben Sie sich mit der eID Funktion ihres elektronischen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels für das Servicekonto Plus registriert, sind Sie sofort zur Nutzung aller Dienste berechtigt.
Wenn Sie als registrierte/r Benutzer/in für die Online-Dienste des Serviceportals freigeschaltet sind, können Sie sich jederzeit mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden und die Online-Dienste nutzen. Dazu klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Anmelden". Die Anmeldung ist im Gegensatz zur Registrierung immer wieder notwendig, wenn Sie mit den Online-Diensten arbeiten oder Ihre Benutzerdaten ändern möchten. Ihre Anmeldung im Serviceportal wird ungültig, falls Sie 20 Minuten lang keine Aktion ausführen (z.B. Dateneingabe, Mausklick, etc). In diesem Fall müssen Sie sich erneut anmelden; zuvor eingegebene aber noch nicht abgeschickte Daten gehen dabei verloren.
Sie erhalten ein neues Passwort per E-Mail.
Achtung: Die Funktion der Administratorin / des Administrators können nur volljährige Personen wahrnehmen.
Der/Die Administrator/in hat im Serviceportal folgende Aufgaben:
- die Organisation registrieren
- Administrator/innen-Daten pflegen
- Benutzer/innen einrichten
- Online-Dienstverwaltung
- Benutzerberechtigungen zuweisen
- Organisationsdaten pflegen
Möchten Sie als Administrator/in die eingegebenen Organisationsdaten oder Ihre persönlichen Administratoren-Daten ändern, melden Sie sich bitte im Serviceportal an und wählen „Mein Bereich“ oder „Unternehmensdaten“ aus. Sie können dann die gewünschten Änderungen durchführen und speichern.
Möchten Sie als Administrator/in eine/n oder mehrere Benutzer/innen ändern oder löschen, melden Sie sich bitte im Hamburg Serviceportal an. Klicken Sie auf den Reiter „Administration“ und dort auf „Benutzer“. Hier können Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten (E-Mail, Passwort) und die Personendaten von Administratoren und Benutzer/innen bearbeiten.
Durch Aktivieren der Checkbox vor einem/r Benutzer/in können Sie diesen oberhalb der Tabelle mit Klick auf "Löschen" löschen. Der/Die Benutzer/in erhält eine Benachrichtigung per E-Mail an ihre/seine angegebene E-Mail-Adresse, dass ihr/sein Servicekonto gelöscht wurde.
Hinweis: Es kann beliebig viele Administrator/innen geben; der Administrator/die Administratorin und weitere Administrator/innen haben die gleichen Rechte. Wir empfehlen schon bei der Erstregistrierung einen weitere/n Administrator/in einzurichten, denn sollte der Administrator/die Administratorin nicht (mehr) verfügbar sein, kann kein/e andere/r Benutzer/in eine/n weiteren Administrator/in einrichten oder die Organisationsdaten bearbeiten.
Das eigene Servicekonto des/der Administrators/in kann über "Mein Bereich" in der Kachel Konto verwalten mit der Funktion "Servicekonto löschen" erfolgen. Die Löschung ist nur möglich, wenn ein/e weitere/r Administrator/in eingerichtet ist.
Im Administrationsbereich finden Sie die Kachel „Benutzer“. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle eingerichteten Benutzer/innen in Ihrem Servicekonto Business. Wählen Sie den/die Benutzer/in für die Datenänderung aus indem Sie auf den Namen des Benutzers/der Benutzerin klicken. Sie sehen nun das Profil des Benutzers. Klicken Sie hier beim Feld E-Mail-Adresse auf den Link "E-Mail-Adresse ändern". Tragen Sie die geänderte E-Mail-Adresse und klicken danach auf „Bestätigung versenden“. Der/Die Benutzer/in erhält eine E-Mail zur Bestätigung der neuen E-Mail-Adresse.
Wählen Sie in dieser Ansicht aus der Auswahlliste eine/n Benutzer/in Ihrer Organisation aus. Anschließend erhalten Sie unter dem Reiter „Online-Dienste verwalten“ alle abonnierten Online-Dienste Ihrer Organisation angezeigt. Durch Aktivieren der Schaltfläche in der Spalte „Berechtigt“ können Sie dem/r Benutzer/in den Online-Dienst zuweisen. Bei Online-Diensten, die Rollen haben, können Sie in der Spalte „Zusätzliche Rollen“ weitere Rollen vergeben.
Wenn Ihr gesuchter Online-Dienst nicht gefunden wird, probieren Sie einen anderen Suchbegriff oder scrollen Sie durch die Übersicht der Online-Dienste. Möglicherweise wird der von Ihnen angeforderte Dienst auch noch nicht als Online-Dienst angeboten.
Es muss nichts weiter veranlasst werden. Online-Dienste die automatisch freigeschaltet werden, können sofort genutzt werden. Online-Dienste, die durch die Fachliche Leitstelle für Ihre Organisation freigeschaltet werden müssen, können Sie erst nach der Freischaltung nutzen. Darüber werden Sie per E-Mail informiert und können dann die Online-Diensten den Mitarbeitern/innen zuweisen.
Für die Bezahlung kostenpflichtiger Dienste werden Sie zu unserem Vertragspartner für das Online-Bezahlverfahren weitergeleitet. Mit diesem wickeln Sie die Bezahlung ab. Das Serviceportal ist daran nicht beteiligt, es erhält lediglich die Information über eine erfolgreiche oder gescheiterte Zahlung. Verwendete Bankdaten werden nicht – auch nicht temporär – im Serviceportal verarbeitet oder gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass Sie den Zahlvorgang aus Sicherheitsgründen innerhalb von 20 Minuten abschließen müssen.
Bei Problemen wenden Sie sich bitte an GemeinsamOnline-support@dataport.de
Der/Die Administrator/in kann die gesamten Organisation löschen. Dies ist im Bereich "Administration" unter der Kachel Unternehmensdaten bzw. Behördendaten möglich. Durch den Klick auf den Link "Unternehmen löschen" bzw. "Behörde löschen" gelangt man zu der Funktion. Hier erhält der/die Administrator/in Hinweise zur Löschung der Organisation. Mit Betätigen des Buttons "Unternehmen löschen" bzw. "Behörde löschen" erfolgt nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage die Löschung der Organisation. Ein Löschen der Organisation erfolgt sofort und unwiderruflich. Es werden außerdem alle zugehörigen weiteren Administratoren/innen und Mitarbeiter/innen gelöscht.
Über die Löschung erhalten alle Administratoren/innen eine Benachrichtigung an die angegebene E-Mail-Adresse, dass die Organisation gelöscht wurde. Die/Der Mitarbeiter/in erhalten keine Benachrichtigung darüber.
Das Anlegen einer Gruppe ist über das Administrations-Dashboard möglich. Unter der Kachel Gruppenverwaltung findet der/die Administrator/in direkt die Funktion zur Erstellung einer Gruppe. Durch Klick auf „+ Gruppe erstellen“ kann diese direkt angelegt werden.
Für die Erstellung der Gruppe ist eine Bezeichnung zwingend erforderlich. Eine Beschreibung der Gruppe kann optional ergänzt werden. Die Gruppe kann mit „Speichern“ angelegt werden.
Der/Die Administrator/in kann im Nachhinein eine Gruppe bearbeiten. Mit Klick auf den Namen der Gruppe gelangt er/sie zur Änderung der Gruppe. Hier ist es auf unterschiedlichen Tabs möglich die Gruppe zu bearbeiten.
Unter dem Tab „Gruppeninformation“ können die bei der Erstellung der Gruppe angegebenen Daten, Bezeichnung und Beschreibung, angepasst werden.
Die Tabs „Benutzer“ und „Online-Dienste“ ermöglichen ein Hinzufügen von Benutzern/innen und Online-Diensten zu den Gruppen. Dies wird im Folgenden beschrieben.
Das Hinzufügen von Benutzern/innen zu einer Gruppe ist über die Gruppenverwaltung möglich, die über die Kachel „Gruppenverwaltung“ über das Administrations-Dashboard erreichbar ist.
Mit Klick auf den Gruppennamen der Gruppe, zu der Benutzer/innen hinzugefügt werden sollen, öffnet sich die Maske zur Bearbeitung der Gruppe.
Unter dem Tab „Benutzer“ ist es möglich, Benutzer/innen der Gruppe hinzuzufügen. Es werden alle Benutzer/innen der Organisation aufgelistet. Durch Betätigen des Schalters in der Spalte „Zugeordnet“ (Aktiv = farblich hinterlegt) ist der/die Benutzer/in der Gruppe zugeordnet.
Sollten der Gruppe Online-Dienste zugeordnet sein, hat jede/r hinzugefügte Benutzer/in ebenfalls die Berechtigung, diese Online-Dienste zu nutzen.
Der/Die Benutzer/in kann durch Deaktivieren des Schalters direkt aus der Gruppe entfernt werden. Es werden ihm/ihr dann ebenfalls alle Berechtigungen, die er/sie über die Gruppe erhalten hat, entzogen.
Hinweis: Wenn Administratoren/innen der Organisation keine Online-Dienste nutzen dürfen, hat das Zuordnen dieser zu der Gruppe keine Auswirkung auf die Berechtigung auf Online-Dienste. Das heißt die Administratoren/innen dürfen dann weiterhin keine Online-Dienste nutzen.
Das Hinzufügen des/der Benutzers/in zu einer Gruppe ist auch über den/die einzelne/n Benutzer/in direkt möglich. Zu der Funktion gelangt der/die Administrator/in, indem er/sie die Benutzerverwaltung über die Kachel Benutzerverwaltung aufruft. Die Tabelle zeigt alle Benutzer/innen der Organisation. Nach dem Aufrufen des/der Benutzers/in öffnet sich das Profil.
Mit dem Tab „Gruppen“ ist es möglich, den/die Benutzer/in direkt Gruppen zuzuordnen. Dafür muss der Schalter aktiviert werden. Der/Die Benutzer/in erhält direkt die Berechtigungen auf Online-Dienste, wenn diese der Gruppe zugeordnet sind. Durch Deaktivieren des Schalters wird der/die Benutzer/in direkt aus der Gruppe entfernt, sowie alle Berechtigungen entzogen, die er/sie über die Gruppe erhalten hat.
Online-Dienste können über die Gruppenverwaltung zu der Gruppe hinzugefügt werden. Dafür muss der/die Administrator/in die Gruppe auswählen und kann unter dem Tab „Online-Dienste“ die Online-Dienste (inklusive eventuell vorhandener Rollen), die die Organisation nutzen darf, der Gruppe hinzufügen. Dies ist durch Aktivieren des Schalters in der Spalte „Zugeordnet“ möglich. Durch das Hinzufügen des Online-Dienstes zu der Gruppe erhalten alle Benutzer/innen, die der Gruppe zugeordnet sind, Berechtigungen, diesen Online-Dienst zu nutzen. Der Online-Dienst kann durch Deaktivieren des Schalters wieder aus der Gruppe entfernt werden. Es wird dann auch allen Benutzern/innen, die der Gruppe zugeordnet sind, die Berechtigung für den Online-Dienst entzogen.
Hinweis: Die Einzelberechtigungen der Benutzer/innen auf Online-Dienste bleiben weiterhin wirksam. Wird der/die Benutzer/in aus der Gruppe entfernt, kann es sein, dass er/sie durch Einzelberechtigung direkt auf den Online-Dienst immer noch die Berechtigung hat diesen zu nutzen.
Es ist nicht zwingend erforderlich zu Gruppen Online-Dienste hinzuzufügen. Die Gruppen können auch als simple Organisationseinheiten verwendet werden.
Das Löschen einer Gruppe ist über die Gruppenverwaltung möglich. Diese ist über die Kachel Gruppenverwaltung auf dem Administrations-Dashboard durch den Klick auf die Überschrift „Gruppenverwaltung“ erreichbar.
Der/Die Administrator/in muss durch Aktivieren der Checkbox die Gruppen aus der Tabelle auswählen, die er löschen möchte. Es erscheint oberhalb die Funktion „Gruppe löschen“. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die ausgewählten Gruppen gelöscht. Alle Berechtigungen, die Benutzer/innen über die Gruppe erhalten haben, werden diesen entzogen.
Es gibt unterschiedliche Szenarien, wie Organisationen Funktionspostfächer nutzen können. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der
• Nutzung von Funktionspostfächern für Online-Dienste und der• Nutzung von Funktionspostfächern ohne Online-Dienste
In beiden Fällen ist der/die Administrator/in des Servicekonto Business gefragt. Was für die Einrichtung von Funktionspostfächern gebraucht wird, erklären wir in den folgenden Abschnitten.
Bei vielen Online-Diensten läuft die Kommunikation über das Unternehmenspostfach. Es ist Teil des Servicekonto Business, das bei der Registrierung angelegt wurde, und das von einem oder mehreren Admins verwaltet wird. Je nach Bedarf und Struktur des Unternehmens kann der Admin die Kommunikation für einen oder mehrere Online-Dienste in einem oder mehreren Unternehmenspostfächern organisieren. Die dafür erforderliche Organisationseinheit ist die Gruppe.
Im Bereich „Administration“ > „Gruppenverwaltung“ kann eine neue oder bestehende Gruppe dazu genutzt werden, Benutzer hinzuzufügen und Online-Diensten zuzuweisen.
Um eine neue Gruppe anzulegen, klickt der Admin in der Gruppenverwaltung auf „Gruppe erstellen“ und legt eine Bezeichnung und eine (optionale) Beschreibung fest. Im Reiter „Benutzer“ können registrierte Benutzer dieser Gruppe hinzugefügt werden. Im Reiter „Online-Dienste“ wird die Verknüpfung zwischen der Gruppe und dem gewünschten Online-Dienst festgelegt.
Hinweis: Es ist möglich, auch mehrere Online-Dienste einer Gruppe zuzuweisen.
Nachdem die Gruppeneigenschaften gespeichert sind, legt der Admin ein Funktionspostfach an und verknüpft es mit der Gruppe.
Dafür geht er im Bereich „Administration“ auf „Funktionspostfächer“ und klickt auf „Funktionspostfach anlegen“. Hier muss ein Name und eine Beschreibung für das Funktionspostfach sowie die entsprechende Gruppe ausgewählt werden.
Hinweis: Berechtigte eines Funktionspostfaches können eine oder mehrere Gruppen sein. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einem Einzelnen oder mehreren Personen Zugriff auf das Funktionspostfach zu gewähren. Diese Personen können den mit der Gruppe verknüpften Online-Dienst nicht nutzen, aber das Funktionspostfach einsehen.
Nach erfolgreicher Speicherung haben die Mitglieder der verknüpften Gruppe(n) und eventuell definierte Personen Zugriff auf das erstellte Funktionspostfach.
Für Unternehmen und Behörden, die Funktionspostfächer ohne Online Dienste nutzen wollen, funktioniert es ähnlich. Der Admin des Servicekonto Business navigiert im Bereich „Administration“ auf „Funktionspostfächer“ und klickt auf „Funktionspostfach anlegen“. Hier wird zunächst ein Name und eine Beschreibung für das Funktionspostfach festgelegt. Danach regelt man, welche Personen und Gruppen ohne verknüpften Online Dienst auf das Funktionspostfach zugreifen dürfen.
Hinweis: Berechtigte eines Funktionspostfaches können ein oder mehrere Personen oder ein oder mehrere Gruppen der eigenen Organisation sein.
Nach erfolgreicher Speicherung haben die berechtigten Personen und Gruppen Zugriff auf das Funktionspostfach.
Ein Admin des Servicekonto Business kann folgende Eigenschaften einer Gruppe unter „Administration“ > „Gruppenverwaltung“ ändern:
- Namen
- Beschreibung
- Mitglieder der Gruppe
- Verknüpfte Online-Dienste
Außerdem kann er unter „Administration“ > „Gruppenverwaltung“ Gruppen löschen.
Hinweis: Vor der Löschung einer Gruppe ist zu prüfen, ob die Gruppe für die Berechtigungsverwaltung eines oder mehrerer Funktionspostfächer verwendet wird. Sobald die Gruppe gelöscht ist, haben die Mitglieder keinen Zugriff auf das Funktionspostfach mehr.
Ein Admin kann folgende Eigenschaften eines Funktionspostfaches unter „Administration“ > „Funktionspostfächer“ ändern:
- Name
- Beschreibung
- Berechtigte Gruppen
- Berechtigte Personen
Außerdem kann er unter „Administration“ > „Funktionspostfächer“ Funktionspostfächer löschen.
Hinweis: Funktionspostfächer mit ungelesenen Nachrichten können nicht gelöscht werden. Sollten keine ungelesenen Nachrichten vorliegen, ist die Löschung unwiderruflich. Alle empfangenen und gesendeten Nachrichten gehen verloren.
Als Organisation haben Sie mit ELSTER-ID die Möglichkeit, Online-Dienste zu nutzen, die ein höheres Vertrauensniveau erfordern. Hierfür benötigen Sie mindestens ein ELSTER-Zertifikat Ihrer Organisation. Für jede/n Mitarbeiter/in muss ein eigenes ELSTER-Zertifikat genutzt werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei ausschließlich um ELSTER Zertifikate handelt, die Ihrer Organisationen bereitgestellt werden und nicht um ELSTER Zertifikate für den privaten Gebrauch.
Beim Hinterlegen wird ein Teil der Organisationsdaten (Name, Handelsregisternummer, Adresse) aus ELSTER-ID übernommen. Diese Daten können danach nicht mehr bearbeitet werden, sondern können nur über ELSTER-ID aktualisiert werden.
Bitte beachten Sie, dass die erstmalige Verknüpfung mit einem ELSTER-Zertifikat durch eine/n Administrator/in der Organisation durchgeführt werden muss. Dadurch wird die ELSTER-Organisations-ID im Servicekonto hinterlegt.
Achtung: Sobald die Verknüpfung durchgeführt worden ist, kann kein ELSTER-Zertifikat einer anderen Organisation mehr verwendet werden. Außerdem kann das Hinterlegen nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie daher sorgfältig, dass es sich um das richtige ELSTER-Zertifikat handelt!
Melden Sie sich zunächst an und wählen dann unter "Mein Bereich" den Menüpunkt "ElsterID-Zertifikat verwalten" aus. Wählen Sie anschließend "Zertifikat hinterlegen" aus.
Klicken Sie auf "Aktualisieren" und anschließend werden Sie zu ELSTER weitergeleitet. Wählen Sie dort Ihre ELSTER-Zertifikatsdatei aus und geben Sie das Passwort für Ihr Zertifikat ein.
Sie haben anschließend die Möglichkeit, Ihre Daten zu überprüfen und zu bestätigen. Nach der Bestätigung werden Sie abgemeldet und haben Ihr Servicekonto mit dem ELSTER-Zertifikat verknüpft. Sie haben jetzt die Möglichkeit sich mit dem ELSTER-Zertifikat anzumelden.
Auf der Anmeldeseite wählen Sie "Mit ElsterID" aus und klicken anschließend auf "Anmelden". Es erfolgt eine Weiterleitung zu ELSTER. Dort wählen Sie ihr entsprechendes ELSTER-Zertifikat aus, geben das zugehörige Passwort ein und bestätigen die Datenweitergabe. Sie werden zurück zum Servicekonto geleitet und sind angemeldet.
Wählen Sie bei der Registrierung "Mit ElsterID" aus. Sie werden anschließend zu ELSTER weitergeleitet. Dort wählen Sie das Zertifikat aus, geben das Passwort für Ihr Zertifikat ein und bestätigen die Datenweitergabe. Sie werden nun zur normalen Registrierung weitergeleitet. Allerdings sind die Felder Name, Handelsregisternummer und Adresse bereits mit Daten aus ELSTER vorausgefüllt und lassen sich nicht editieren. Beenden Sie die Registrierung, wie es bei Registrierung für Organisationen beschrieben ist. Ihr ELSTER-Zertifikat ist jetzt mit Ihrem neuen Servicekonto verknüpft und kann zur Anmeldung verwendet werden.
- Das erste ELSTER-Zertifikat muss von einem/einer Administrator/in Ihrer Organisation hinterlegt werden. Erst nachdem ein/e Administrator/in ein erstes ELSTER-Zertifikat hinterlegt hat, können Mitarbeiter/innen ihre ELSTER-Zertifikate hinterlegen.
- Ihr ELSTER-Zertifikat gehört zu einer anderen Organisation als das bei Ihrer Organisation bereits hinterlegte. Es können nur ELSTER-Zertifikate der gleichen Organisation hinterlegt werden.
- Ihr ELSTER-Zertifikat wurde bereits von einem/einer anderen Benutzter/in hinterlegt.
- Sie nutzen ein Bürgerkonto. Für Bürgerkonten steht ELSTER-ID nicht zur Verfügung.
- mindestens 8 Zeichen besitzen
- darf höchstens 40 Zeichen lang sein
- darf keine Leerzeichen enthalten
- die Sonderzeichen "<" und ">" sind nicht zulässig.
Kriterium 1: | Gemischte Groß- und Kleinschreibung, d. h. mindestens ein Zeichen aus
der Zeichengruppe A, B, C, ..., Z, Ä, Ö,
Ü und mindestens ein Zeichen aus der Zeichengruppe a, b, c, ..., z, ä, ö, ü, ß |
Kriterium 2: | Ziffern, d.h., mindestens ein Zeichen aus der Zeichengruppe 1, 2, 3, ..., 0 |
Kriterium 3: | Sonderzeichen, d. h.,mindestens ein Zeichen aus der Zeichengruppe §, $, %, ...?, !, ..., +, -, ... |
Beispiele 1: | ABab1234 Aa12Bb34 (Zeichengruppen 1 und 2) |
Beispiele 2: | ABab§$%? A§B$a%b? (Zeichengruppen 1 und 3) |
Beispiele 3: | 7890?!+- 7?8!9+0- (Zeichengruppen 2 und 3) |